ซันเดย์ประกาศการทำงานแบบ “ไฮบริด” เข้าออฟฟิศอาทิตย์เว้นอาทิตย์ ทำงานจากที่ไหนก็ได้

ในช่วงปีที่ผ่านมา ธุรกิจแทบทั้งโลกต่างก็ต้องเผชิญหน้ากับวิกฤติการณ์การระบาดของ COVID-19 ทำให้เทรนด์ของการทำงานที่ไหนก็ได้ (Work from anywhere) และการทำงานที่บ้าน (Work from home) ได้กลายมาเป็นหนึ่งในวิถีชีวิตใหม่ (New normal) ที่ทุกองค์กรต้องปรับตัวอย่างรวดเร็วเพื่อให้สามารถดำเนินธุรกิจต่อได้อย่างราบรื่น

ซันเดย์ หนึ่งในบริษัทอินชัวร์เทค ได้เล็งเห็นข้อดีของเทรนด์นี้และเริ่มปรับเปลี่ยนองค์กรให้ตอบรับกับสถานการณ์ด้วยความรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนรูปแบบการเข้าออฟฟิศซันเดย์เพื่อลดความหนาแน่น การปรับผังที่นั่งให้อยู่ในรูปแบบของ Co-working area ให้พนักงานเลือกที่นั่งได้อิสระและเว้นระยะห่างทางสังคมได้ง่ายขึ้น การนำเอาตู้สินค้าอัตโนมัติมาให้บริการเพื่อช่วยให้พนักงานไม่ต้องไปเข้าคิวซื้อของในร้านซึ่งอาจมีความเสี่ยง ฯลฯ ซึ่งนอกจากจะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการดำเนินธุรกิจในสถานการณ์วิกฤติได้ดีขึ้นแล้ว ยังเป็นการสร้างสภาพแวดล้อมที่ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์ของคนทำงานยุคใหม่ที่เน้นเรื่องของความสมดุลในการใช้ชีวิต (Work life balance) ได้อีกด้วย

กำหนดนโยบายให้เข้าออฟฟิศซันเดย์อาทิตย์เว้นอาทิตย์ได้ตลอดไป

ด้วยสถานการณ์ที่ยังไม่มีความแน่นอน ซันเดย์ได้เริ่มใช้นโยบายการทำงานแบบพิเศษด้วยการ “แบ่งทีมและสลับสัปดาห์เข้าออฟฟิศ” มาตั้งแต่กลางปี 2563 โดยให้พนักงานแต่ละทีมครึ่งหนึ่งเข้ามานั่งในออฟฟิศซันเดย์ ส่วนอีกครึ่งนั้นให้ทำงานอยู่ที่บ้าน สลับเป็นรายสัปดาห์เว้นสัปดาห์ ยกเว้นเพียงบางทีม เช่น ทีม Customer service ที่ต้องให้บริการแก่ลูกค้าตลอด 24 ชม. และฝ่ายบัญชี ฯลฯ ซึ่งถือเป็นส่วนน้อยที่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ

จากการทดลองกำหนดนโยบายนี้มาซักระยะแล้ว พบว่านอกจากจะช่วยลดความแออัดภายในออฟฟิศ ช่วยเว้นระยะห่างทางสังคม (Social distancing) รวมถึงลดความเสี่ยงที่พนักงานจะสัมผัสกับเชื้อ COVID-19 ผ่านการเดินทางด้วยขนส่งสาธารณะได้แล้ว ยังเป็นแนวทางที่ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับการทำงาน พร้อมกับสร้างสมดุลในการใช้ชีวิตของพนักงานแต่ละคนได้เป็นอย่างดี

ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ ต่อจากนี้ซันเดย์จะกำหนดให้ใช้แนวทางการทำงานด้วยนโยบายสลับวันเข้าออฟฟิศซันเดย์ “ตลอดไป” ไม่ว่าสถานการณ์ในอนาคตจะเปลี่ยนแปลงไปเช่นไรก็ตาม

มุ่งเน้นวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นการสื่อสาร และใช้งานแพลตฟอร์มดิจิทัลเต็มรูปแบบ

ในภาคธุรกิจนั้น การประชุม พูดคุย ขอคำปรึกษา รวมถึงการอัปเดตสถานะการทำงานที่โปร่งใสตรวจสอบได้ตลอดเวลาถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะเมื่อทีมงานแต่ละคนอยู่ต่างสถานที่กัน การจะทำเช่นนี้ได้จึงต้องได้พึ่งพาเครื่องมือ แอปพลิเคชัน และแพลตฟอร์มต่างๆ ที่เข้าถึงได้ง่าย รวมถึงมีความปลอดภัยเพียงพอที่จะใช้งาน โดยแบ่งเป็น

• การติดตามสถานะการทำงานในทีม : ซันเดย์กำหนดให้แต่ละทีมมีการ Check-in และ Check-out ช่วงเช้าและเย็นก่อนเลิกงาน เพื่ออัปเดตสถานะของชิ้นงานที่แต่ละคนกำลังทำอยู่ รวมถึงมีการนำเอาแพลตฟอร์มบริหารจัดการโครงการ (Project management tool) ที่สามารถแจกจ่ายหน้าที่ ตรวจสอบชิ้นงาน และกำหนดความสำคัญของแต่ละงานได้อย่างสะดวก

• การติดต่อสื่อสาร ประชุม และการแชร์ข้อมูลระหว่างกัน : ที่ซันเดย์ เราเลือกใช้บริการโซลูชันของ Google Workspace เพื่อติดต่อสื่อสารในแทบทุกช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นอีเมล ปฏิทินนัดหมาย การพูดคุยและจัดประชุมผ่าน Google meeting และการจัดการระบบไฟล์ผ่านออนไลน์เป็นหลักด้วย Google Drive ทำให้ง่ายต่อการทำงานร่วมกันภายในทีม การจัดการงานผ่าน JIRA Board และ การจัดทำ Dashboard รายงานผลผ่านทาง Tableau และ Grafana หรืออื่นๆ อีกมากมาย โดยที่พนักงานไม่จำเป็นต้องนั่งอยู่ด้วยกัน

• การดูแลสุขภาพจิตใจของพนักงาน : นอกเหนือจากเรื่องการทำงานแล้ว ซันเดย์ยังใส่ใจดูแลจิตใจของพนักงานทุกคนไปพร้อมกัน ด้วยการจัดสวัสดิการสายด่วนสุขภาพจิตที่เราได้ทำงานร่วมกับ iStrong ศูนย์ให้คำปรึกษาด้านสุขภาพจิตที่ทันสมัย โดยพนักงานสามารถใช้งานวิดีโอคอลเพื่อขอรับคำปรึกษาจากนักจิตบำบัด เมื่อมีอาการเครียดจากการทำงาน หรือเมื่อเกิดความกังวลจากสภาวะวิกฤติในปัจจุบันได้อีกด้วย

เพิ่มสิ่งอำนวยความสะดวกอัตโนมัติ และปรับผังที่นั่งออฟฟิศซันเดย์ให้กลายเป็น Co-working area

ถึงซันเดย์จะกำหนดนโยบายเพื่อลดจำนวนคนที่ต้องเข้าออฟฟิศลง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะละเลยความสำคัญของการยกระดับสภาพแวดล้อมของการทำงาน เพราะออฟฟิศของเราได้มีการปรับแต่งเฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อให้สอดรับกับรูปแบบการทำงานในยุคใหม่เช่นกัน

เริ่มต้นที่การปรับเปลี่ยนที่นั่งทำงาน 90% ของทั้งออฟฟิศให้กลายเป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันแบบอิสระ (Co-working area) โดยไม่กำหนดที่นั่งประจำตัวให้เหมือนกับออฟฟิศทั่วไป แต่ให้พนักงานที่เข้าออฟฟิศสามารถเลือกที่นั่งของตนเองได้ตามใจชอบ ปรับเปลี่ยนได้ทุกวันไม่ซ้ำกันเหมือนกับการไปนั่งทำงานที่ร้านกาแฟ บางคนอาจจะชอบใช้จอมอนิเตอร์เสริมในการทำงาน หรือบางคนอาจต้องการความสงบสำหรับใช้ความคิด ก็สามารถเลือกที่นั่งได้ตามชอบใจแทบไม่มีข้อจำกัด ทั้งยังสามารถเพิ่มระยะห่างระหว่างกัน (Social distancing) เพื่อลดความเสี่ยงได้อีกด้วย ส่วนอุปกรณ์ส่วนตัวที่จำเป็นต้องใช้นั้น ทางซันเดย์ก็ได้จัดเตรียมล็อกเกอร์ส่วนบุคคลเอาไว้ให้ใช้เก็บสิ่งของได้อย่างสะดวก

ในส่วนของพื้นที่โซนนั่งทานอาหาร (Pantry) นั้น ทางซันเดย์ก็ได้จัดเตรียมอุปกรณ์สำหรับอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานเพิ่มเติมหลายอย่าง อาทิ เพิ่มเครื่องชงกาแฟอัตโนมัติทั้งแบบพร้อมดื่มและแบบแคปซูลให้เลือกใช้งาน จัดชั้นขนมขบเคี้ยวและของว่างให้หยิบไปทานได้ฟรี รวมถึงเพิ่มโซนตู้อัตโนมัติสำหรับขายเครื่องดื่มต่างๆ เป็นตัวเลือกเพิ่มเติมเข้ามา ทั้งหมดนี้ก็เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถใช้ชีวิตในออฟฟิศได้สะดวกยิ่งขึ้น

ปรับเปลี่ยนรูปแบบออฟฟิศซันเดย์ให้ทันสมัย แต่คงไว้ด้วยหลักการที่เน้นคุณค่าของผลงาน

ไม่ว่าจะมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานไปมากแค่ไหน แต่ซันเดย์ก็ยังคงให้ความสำคัญกับผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงานมากกว่าที่จะใส่ใจกับตัวสถานที่และจำนวนชั่วโมงที่เข้าออฟฟิศ โดยเรายังยึดถือหลักการข้อแรกของบริษัท นั่นก็คือ “Core Value #1 Freedom & Responsibility” ซึ่งหมายถึงการให้อิสระแก่พนักงานทุกคนในการบริหารจัดการทำงานและการใช้ชีวิต โดยตั้งอยู่บนหลักของความรับผิดชอบที่ทุกคนในทีมต้องมีร่วมกัน

ซึ่งท้ายที่สุดแล้ว ทั้งพนักงานและบริษัทก็จะต้องมองเห็นเป้าหมายเดียวกัน นั่นก็คือไม่ว่าสถานการณ์ภายนอกจะเป็นอย่างไร เราก็จะมุ่งหน้าเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ประกันยุคใหม่ ที่ช่วยให้ลูกค้าทุกคนใช้ชีวิตได้ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้นต่อไปนั่นเอง